Register över förtroendevalda
1. Personuppgiftsansvarig
Esbo kyrkliga samfällighet (FO-nummer 0200562-2)
Kyrkogatan 1, PB 200
02771 Esbo
tfn 09 80501
kirjaamo.espoo@evl.fi
Kontaktperson
Outi Hakio
Förvaltningschef
outi.hakio@evl.fi
09 8050 2613
Kirkkokatu 1, PL 200
02771 Esbo
2. Varför behandlas dina personuppgifter, dvs. vad är syftet med behandlingen?
Syftet med behandlingen av uppgifter är att främja öppenhet och transparens i förvaltningen och det administrativa beslutsfattandet samt att trygga förvaltningens oberoende och opartiskhet genom att föra ett register över bindningar för dem som deltar i det administrativa beslutsfattandet.
Med bindning avses en eventuell intressekonflikt. En intressekonflikt innebär å sin sida en risk som beror på omständigheterna för att den förtroendevaldas eller tjänsteinnehavarens primära mål att fatta ett objektivt beslut påverkar ett sekundärt mål, till exempel den egna eller närståendes nytta.
3. Varför får församlingen/samfälligheten behandla dina personuppgifter, dvs. vilken är den rättsliga grunden för behandlingen?
Den rättsliga grunden för behandlingen av uppgifter är den registrerades samtycke enligt artikel 6.1 a och artikel 7 i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Samtycket ges skriftligen och den registrerade har rätt att återkalla sitt samtycke när som helst. Återkallandet av samtycket påverkar inte lagenligheten i den behandling som utförts med stöd av samtycket innan det återkallades. Samtycket återkallas skriftligen.
4. Hurdana personuppgifter behandlar församlingen/samfälligheten?
Enligt 4 § i reglementet för det gemensamma kyrkorådet i Esbo kyrkliga samfällighet (25.5.2022) ska följande registreras:
- Ordförande för och medlemmar i gemensamma kyrkofullmäktige samt deras personliga suppleanter
- Ordförande för och medlemmar i personaldirektionen samt deras personliga suppleanter
- Ordförande för och medlemmar i fastighetsdirektionen samt deras personliga suppleanter
- Ordförande och vice ordförande för gemensamma kyrkofullmäktige
- Ledande tjänsteinnehavare vid ämbetsverket i Esbo kyrkliga samfällighet
I registret över bindningar behandlas följande uppgifter:
Förtroendevaldas namn och förtroendeuppdrag samt tjänsteinnehavares eller arbetstagares namn och uppgiftsbeteckning i församlingen/den kyrkliga samfälligheten. Den registrerades meddelande om att han eller hon inte har sådana bindningar som avses i ovan nämnda beslut/reglemente eller att han eller hon har sådana bindningar. Följande uppgifter om de anmälda bindningarna:
- sammanslutningens namn, bransch, ledning/förtroendeuppdrag,
- anmäld affärs- och yrkesverksamhet och bransch,
- arten av och ägarandelen i förmögenheten för affärs- eller investeringsverksamheten,
- storleksklassen på och grunden för skuld som hänför sig till affärs- eller investeringsverksamheten,
- andra bindningar såsom församling/stift/kommun eller samfund/stiftelse och förtroendeuppdrag i sammanslutningen i fråga.
5. Varifrån kommer personuppgifterna, dvs. vad är uppgifternas ursprung?
Uppgifterna fås av förtroendevalda samt av tjänsteinnehavaren och arbetstagaren själv på basis av samtycke från blanketten för redogörelse över bindningar som de lämnat in.
6. Hur länge förvaras dina personuppgifter?
Uppgifterna om bindningar förvaras i registret över bindningar under den tid förtroendeuppdraget eller anställningsförhållandet varar. Om den registrerade har gett sitt samtycke till att uppgifterna publiceras, är uppgifterna till påseende i det allmänna datanätet under motsvarande tid.
Uppgifterna i registret och det allmänna datanätet förstörs när förtroendeuppdraget eller anställningsförhållandet har upphört. Då förstörs också de ursprungliga redogörelserna för bindningar.
Om den som lämnar redogörelsen för bindningar återkallar sitt samtycke ska uppgifterna i registret och det allmänna datanätet omedelbart raderas. Även den ursprungliga redogörelsen för bindningar förstörs då omedelbart.
7. Vart lämnas uppgifter ut?
Uppgifterna i registret över bindningar delges kyrkofullmäktige/gemensamma kyrkofullmäktige. Med samtycke av den som lämnar redogörelsen för bindningar publiceras uppgifterna om bindningarna i det allmänna datanätet, om inte något annat följer av sekretessbestämmelserna.
Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) tillämpas på uppgifterna i registret.
8. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES?
Uppgifter överförs inte utanför EU eller EES.
9. Vilka rättigheter har du?
Som registrerad har du rätt att ha kännedom om och besluta om behandlingen av dina personuppgifter.
Du har rätt att:
- begära tillgång till dina personuppgifter och rätt att begära att dina uppgifter rättas eller raderas
- begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas eller motsätta dig behandlingen av dem, samt rätt att överföra dina uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig
- återkalla ditt samtycke om behandlingen grundar sig på ditt samtycke
- lämna in ett klagomål till den nationella tillsynsmyndigheten om du anser att behandlingen av dina personuppgifter strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning.
Den rättsliga grunden och användningsändamålet för behandlingen av uppgifterna kan dock begränsa din möjlighet att utöva ovan nämnda rättigheter.
10. Den nationella tillsynsmyndighetens kontaktuppgifter är:
Dataombudsmannens byrå
PB 800, Bangårdsgatan 9, 00521 Helsingfors
tfn 029 56 66700, tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi
Kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvarige i Esbo kyrkliga samfällighet
tietosuojavastaava.espoo@evl.fi
