DATASKYDDSBESKRIVNING FÖR KUNDREGISTRET
Registrets namn
Esbo kyrkliga samfällighets kundregister
Personuppgiftsansvarig
Esbo kyrkliga samfällighet
Kyrkogatan 1
02770 Esbo
09 80501
kirjaamo.espoo(at)evl.fi
Kontaktperson
Ansvarig för registret
Förvaltningschef Outi Hakio
Kyrkogatan 1, PB 200
02771 Esbo
outi.hakio@evl.fi
09 8050 2613
Den dataskyddsansvariges kontaktuppgifter
tietosuojavastaava.espoo(at)evl.fi
Syftet med och den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter
Syftet med behandlingen av personuppgifter är att sköta kundrelationerna i anslutning till församlingsarbetet, begravningstjänsterna och de övriga tjänster som Esbo kyrkliga samfällighet och Esbo församlingar tillhandahåller, till den del dessa inte hänför sig till något annat register. Församlingsarbetet omfattar de kyrkliga förrättningarna, det allmänna församlingsarbetet, barn- och ungdomsverksamheten samt skriftskolarbetet. För fastighetssektorn och familjerådgivningen finns separata register.
Behandlingen av personuppgifter sker med stöd av den registrerades samtycke, med stöd av avtal mellan den personuppgiftsansvarige och den registrerade, eller med stöd av den personuppgiftsansvariges lagstadgade uppdrag eller berättigade intresse (artikel 6.1 a, b, c och f i EU:s allmänna dataskyddsförordning), till den del uppgifterna behöver behandlas för tillgodoseende av den personuppgiftsansvariges rättigheter och skyldigheter i anslutning till kundförhållandet. Uppgifter om kundens hälsa behandlas med hans eller hennes samtycke (artikel 9.2 a i dataskyddsförordningen).
Registrets personkategorier och informationsinnehåll
Registret innehåller uppgifter om den registrerades deltagande i verksamhet som ordnas av Esbo kyrkliga samfällighets gemensamma enheter och församlingar, samt uppgifter som behövs för verksamheten och kundförhållandet, inklusive eventuella uppgifter om den registrerades vårdnadshavare och andra kontaktpersoner.
De identifikationsuppgifter som ingår i registret omfattar personens förnamn, efternamn, personbeteckning/födelsetid samt kontaktuppgifter: adress, telefonnummer, land och e-postadress. I registret införs också uppgifter om faktureringen av avgiftsbelagd verksamhet och avgiftsbelagda tjänster, uppgifter om en eventuell annan betalare och för ett minderårigt barns del uppgifter om vårdnadshavaren, samt uppgifter om läget beträffande betalningen av fakturorna. De känsliga uppgifterna omfattar uppgifter om hälsan hos dem som deltar i verksamheten, till den del kunden velat att församlingen ska beakta uppgifterna i sin verksamhet. Till dessa uppgifter hör information om kundens specialdieter samt annan hälsoinformation som behövs för att garantera kundens säkerhet.
Informationskällor
Personuppgifter insamlas i samband med den verksamhet som bedrivs av Esbo kyrkliga samfällighets gemensamma enheter och församlingar. Uppgifterna erhålls av den registrerade själv, av hans eller hennes vårdnadshavare eller av någon annan som anmäler en person till verksamheten. När det gäller begravningstjänsterna erhålls kunduppgifterna av kunden i samband med ingåendet av gravskötselavtal.
Uppgifterna införs i registret antingen av samfällighetens anställda eller i samband med den elektroniska anmälan.
Personuppgifter kan också erhållas genom utlämnande ur Kyrkans riksomfattande medlemsdatasystem Kirjuri. Detta innebär att uppgifter om personer som deltar i den egna verksamheten kan sökas i Kirjuri med hjälp av personbeteckningen. Det är också möjligt att välja att dessa uppgifter uppdateras en gång per dygn. För skriftskolverksamheten kan man dessutom i Kirjuri söka uppgifter om de åldersklasser som är i skriftskolåldern.
Utlämnandet av information
Personuppgifter utlämnas regelbundet till Kyrkans servicecentral, med vilken Esbo kyrkliga samfällighet har ingått ett serviceavtal för ekonomiförvaltningens del. Till Kyrkans servicecentral utlämnas följande kunduppgifter som behövs för försäljningsreskontra angående betalarna av fakturor som upprättats inom verksamhetsstyrningssystemet: namn, personbeteckning (om den finns tillgänglig), språk, faktureringsadress och andra uppgifter som hänför sig till fakturorna. Angående dem som deltagit i skriftskolan överförs till Kyrkans riksomfattande medlemsdatasystem Kirjuri uppgifter om anmälan till skriftskolan och deltagandet i den samt om konfirmationen. I samband med dessa informationsöverföringar behandlas följande personuppgifter: personbeteckning, födelsetid, förnamn, släktnamn och kön.
Personuppgifternas förvaringstid
Utgångspunkten är att personuppgifterna förvaras den tid kundförhållandet varar. Kundförhållandet anses ha upphört då kunden inte har deltagit i någon verksamhet på två år. Därefter avlägsnas uppgifterna, frånsett uppgifter om utbetalningar, vilka förvaras i fem år.
Enligt 5 kap. 12 § i begravningslagen (457/2003) ska gravregistret förvaras permanent.
Den registrerades rättigheter
Den registrerade har rätt att
- begära att den personuppgiftsansvarige ska ge åtkomst till de personuppgifter som berör honom eller henne själv samt begära att uppgifterna ska rättas eller utplånas,
- begära att den personuppgiftsansvarige ska begränsa behandlingen av personuppgifter som berör honom eller henne, och motsätta sig behandlingen och överföringen av uppgifter från ett system till ett annat,
- när som helst återkalla sitt samtycke till den del behandlingen av personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke, vilket dock inte påverkar lagenligheten av den behandling av personuppgifter som skett på basis av samtycket innan det återkallades, samt
- anföra besvär över behandlingen av personuppgifter hos den nationella tillsynsmyndigheten, om han eller hon anser att EU:s allmänna dataskyddsförordning har överträtts vid behandlingen av personuppgifter som berör honom eller henne. Utövningen av denna rätt begränsar inte rätten till ändringssökande enligt kyrkolagen (652/2023).
En begäran om granskning av egna uppgifter kan göras via följande länk:
Länk till blankettenÖppna länk i ny flik
En begäran om granskning via länken förutsätter stark autentisering.
En begäran om granskning kan också göras på en pappersblankett som kan fås från Esbo kyrkliga samfällighets registratorskontor (kirjaamo.espoo@evl.fi) eller från Esbo kyrkliga samfällighets ämbetsverk vardagar kl. 9–15.
Besöksadress:
Kyrkogatan 1
02770 Esbo
Uppgifterna lämnas ut endast till den person som styrkt sin identitet. Svarstiden är två veckor. Uppgifter ur Familjerådgivningscentralens register levereras separat från övrigt material.
Mera information kirjaamo.espoo@evl.fi eller tietosuojavastaava.espoo@evl.fi.
Den nationella tillsynsmyndighetens kontaktuppgifter är:
Dataombudsmannens byrå
PB 800, Bangårdsgatan 9, 00521 Helsingfors
tfn 029 56 66700, tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi