Dataskyddsbeskrivning för medlemsregistret

Utarbetad 18.5.2018
Uppdaterad

Personuppgiftsansvarig

Esbo kyrkliga samfällighet (FO-nummer 0200562-2)
Centralregistret
Kyrkogatan 1, PB 200
02771 Esbo
tfn 09 80501
kirjaamo.espoo@evl.fi

Kontaktperson

Förvaltningschef Maija Heinonen
Kyrkogatan 1, PB 200
02771 Esbo
tfn 09 80502610
maija.heinonen@evl.fi

Kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvarige

tietosuojavastaava.espoo@evl.fi

Registrets namn

Medlemsregistret

Syftet med och den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter

Medlemsregistret förs för skötsel av kyrkans och dess församlingars verksamhet och förvaltning, samt för tillsyn över att medlemmarnas rättigheter tillgodoses och deras skyldigheter fullföljs. Församlingarna och församlingarnas centralregister svarar för uppgifterna om sina egna medlemmar.

Vid behandlingen av personuppgifter iakttas den lagstadgade förpliktelsen i artikel 6.1 punkt c i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Medlemsregistret utgör en del av kyrkböckerna. Bestämmelser om kyrkböckerna finns i 16 kap. i kyrkolagen och i 16 kap. i kyrkoordningen. Behandlingen av personuppgifter regleras också i lagen om trossamfundens medlemsregister (614/1998).

Registrets personkategorier och informationsinnehåll

Registret innehåller följande uppgifter om Esbo evangelisk-lutherska församlingars nuvarande och tidigare medlemmar:

  • namn, födelsetid/personbeteckning, kön, modersmål, civilstånd och yrke,
  • adress och eventuella övriga kontaktuppgifter,
  • födelsekommun, hemkommun, samt uppgift om församling och magistrat,
  • uppgift om inträde i och utträde ur kyrkan, uppgift om byte av språkgrupp eller församling,
  • medborgarskap,
  • uppgifter om dödsfall och begravning,
  • uppgifter om familjeförhållanden: äktenskap, registrerat parförhållande, barn, föräldrar, eventuella beslut om faderskap eller upphävande av faderskap, adoptionsbeslut och beslut om vårdnad om barn,
  • namnändringar,
  • uppgifter om intressebevakning och begränsningar av handlingsbehörigheten,
  • begränsningar av rätten att lämna ut uppgifter,
  • uppgifter om kyrkliga förrättningar,
  • uppgifter om kyrkliga förtroendeuppdrag,
  • beträffande kunder och referenspersoner; uppgifter om församlingsmedlemmars makar och barn som inte är medlemmar samt faddrar som inte är medlemmar,
  • (samt beträffade präster även en matrikeldel med uppgifter om prästämbetet och tjänstgöringsstället).

Informationskällor

De personuppgifter rörande församlingsmedlemmar som finns i kyrkans gemensamma medlemsregister uppdateras med hjälp av befolkningsdatasystemet. Uppgifter om kyrkliga förrättningar och förtroendeuppdrag införs i registret för de församlingars del som hör till centralregistret.

Utlämnandet av information

Medlemsregistrets uppgifter används endast inom kyrkans och dess församlingars egen verksamhet och förvaltning.

Enskilda uppgifter om en medlem kan lämnas ut till andra aktörer i form av ämbetsbetyg eller motsvarande utredningar, på det sätt som föreskrivs i lagen om befolkningsdatasystemet och Befolkningsregistercentralens certifikattjänster (661/2009).

Personuppgifternas förvaringstid

Förvaringstiderna har fastställts i samfällighetens arkivbildningsplan.

Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att

  • begära att den personuppgiftsansvarige ska ge åtkomst till de personuppgifter som berör honom eller henne själv samt begära att uppgifterna ska rättas eller utplånas,
  • begära att den personuppgiftsansvarige ska begränsa behandlingen av personuppgifter som berör honom eller henne, och motsätta sig behandlingen och överföringen av uppgifter från ett system till ett annat,
  • när som helst återkalla sitt samtycke till den del behandlingen av personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke, vilket dock inte påverkar lagenligheten av den behandling av personuppgifter som skett på basis av samtycket innan det återkallades, samt
  • anföra besvär över behandlingen av personuppgifter hos den nationella tillsynsmyndigheten, om han eller hon anser att EU:s allmänna dataskyddsförordning har överträtts vid behandlingen av personuppgifter som berör honom eller henne. Utövningen av denna rätt begränsar inte rätten till ändringssökande enligt kyrkolagen (1054/1994).
     

Den nationella tillsynsmyndighetens kontaktuppgifter är:


Dataombudsmannens byrå
PB 800, Bangårdsgatan 9, 00521 Helsingfors
tfn 029 56 66700, tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi