Dataskyddsbeskrivning för medlemsregistret

Utarbetad 19.12.2024
Uppdaterad

Esbo regioncentralregister ansvarar centralt för föringen av kyrkböckerna

Esbo kyrkliga samfällighet (FO-nummer 0200562-2)
Regioncentralregistret
Kyrkogatan 1, PB 200
02771 Esbo
tfn 09 80501
aluekeskusrekisteri.espoo@evl.fi

Kontaktperson

Sari Anetjärvi
Esbo kyrkliga samfällighet
sari.anetjarvi@evl.fi
040 5888 317
Kyrkogatan 1, PB 200
02771 Esbo

Kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvarige

tietosuojavastaava.espoo@evl.fi

Registrets namn

Medlemsregistret

Syftet med och den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter

Kyrkböcker är:

1) kyrkans gemensamma medlemsdatasystem (medlemsregister)

2) manuellt förda kyrkböcker (De familjeakter och längder som före 2005 fördes över döpta, skriftskolgångna och konfirmerade samt över personer för vilka hindersprövning utförts, över vigda, döda och begravda, inflyttade och utflyttade och över dem som utträtt ur eller inträtt i kyrkan. Manuellt förda kyrkböcker är även de kyrkliga befolkningsregister med tillhörande handlingar som fördes innan lagen om trossamfundens medlemsregister.

Uppgifterna i de manuellt förda kyrkböckerna är en del av medlemsregistret.

I medlemsregistret införs uppgifter om kyrkans medlemmar enligt 4 och 5 § i lagen om trossamfundens medlemsregister. Motsvarande uppgifter införs från de manuellt förda kyrkböckerna till medlemsregistret. I medlemsregistret kan införas uppgifter om personer som inte hör till kyrkan med stöd av 5 § 3–5 punkten i lagen om trossamfundens medlemsregister.

Registrets persongruppen och datainnehåll

Utöver uppgifter om dop, vigsel och begravning registreras i medlemsregistret som uppgifter om andra motsvarande förrättningar enligt 5 § 6 punkten i lagen om trossamfundens medlemsregister (614/1998) uppgifter om att en medlem genomgått konfirmandundervisning, konfirmerats, välsignats till äktenskap eller jordfästs.

Som uppgifter om förtroendeuppdrag eller därmed jämförbara uppgifter i anslutning till trossamfundet enligt 5 § 7 punkten i lagen om trossamfundens medlemsregister registreras i medlemsregistret uppgifter om medlemskap i kyrkofullmäktige, gemensamma kyrkofullmäktige, kyrkorådet, församlingsrådet, gemensamma kyrkorådet, domkapitlet, stiftsfullmäktige, kyrkostyrelsen, delegationen för kyrkans arbetsmarknadsverk och kyrkomötet.

Registrets personkategorier och informationsinnehåll

Församlingar som hör till Esbo regioncentralregister,

Esbo svenska församling

Espoon tuomiokirkkoseurakunta

Espoonlahden seurakunta

Leppävaaran seurakunta

Olarin seurakunta

Tapiolan seurakunta

Grankulla svenska församling

Inkoon seurakunta

Karis-Pojo svenska församling

Karkkilan seurakunta

Kauniaisten suomalainen seurakunta

Kirkkonummen suomalainen seurakunta

Kyrkslätts svenska församling

Lohjan seurakunta

Raaseporin suomalainen seurakunta

Siuntion suomalainen seurakunta

Sjundeå svenska församling

Vihdin seurakunta

Registret innehåller följande uppgifter om Esbo evangelisk-lutherska församlingars nuvarande och tidigare medlemmar:

• namn, födelsetid/personbeteckning, kön, modersmål, civilstånd och yrke,
• adress och eventuella övriga kontaktuppgifter,
• födelsekommun, hemkommun, samt uppgift om församling och magistrat,
• uppgift om inträde i och utträde ur kyrkan, uppgift om byte av språkgrupp eller församling,
• medborgarskap,
• uppgifter om dödsfall och begravning,
• uppgifter om familjeförhållanden: äktenskap, registrerat parförhållande, barn, föräldrar, eventuella beslut om faderskap eller upphävande av faderskap, adoptionsbeslut och beslut om vårdnad om barn,
• namnändringar,
• uppgifter om intressebevakning och begränsningar av handlingsbehörigheten,
• begränsningar av rätten att lämna ut uppgifter,
• uppgifter om kyrkliga förrättningar,
• uppgifter om kyrkliga förtroendeuppdrag,
• beträffande kunder och referenspersoner; uppgifter om församlingsmedlemmars makar och barn som inte är medlemmar samt faddrar som inte är medlemmar,
• (samt beträffade präster även en matrikeldel med uppgifter om prästämbetet och tjänstgöringsstället).

Informationskällor

Medlemmarnas personuppgifter i kyrkans gemensamma medlemsregister uppdateras från befolkningsdatasystemet. Uppgifter om kyrkliga förrättningar och förtroendeuppdrag införs i registret för de församlingars del som hör till centralregistret.

Utlämnandet av uppgifter

Centralregistret kan lämna ut intyg, utdrag eller andra motsvarande enskilda skriftliga utredningar som avses i 48 § i lagen om befolkningsdatasystemet och Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas certifikattjänster ur andra centralregisters kyrkliga befolkningsböcker och därtill hörande handlingar, om uppgifterna ingår i medlemsregistret.

I samband med utlämnande av en uppgift som registrerats i medlemsregistret kan en uppgift korrigeras eller en uppgift som saknas läggas till. Detta kan göras oberoende av vilket centralregisters församlingsmedlem uppgiften gäller.

Personuppgifternas förvaringstid

Förvaringstiderna har fastställts separat för varje dokument i samfällighetens plan för informationsstyrning.

Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att

• begära att den personuppgiftsansvarige ska ge åtkomst till de personuppgifter som berör honom eller henne själv samt begära att uppgifterna ska rättas eller utplånas,
• begära att den personuppgiftsansvarige ska begränsa behandlingen av personuppgifter som berör honom eller henne, och motsätta sig behandlingen och överföringen av uppgifter från ett system till ett annat,
• när som helst återkalla sitt samtycke till den del behandlingen av personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke, vilket dock inte påverkar lagenligheten av den behandling av personuppgifter som skett på basis av samtycket innan det återkallades, samt
• anföra besvär över behandlingen av personuppgifter hos den nationella tillsynsmyndigheten, om han eller hon anser att EU:s allmänna dataskyddsförordning har överträtts vid behandlingen av personuppgifter som berör honom eller henne. Utövningen av denna rätt begränsar inte rätten till ändringssökande enligt kyrkolagen (652/2023).

Hur kan jag utöva mina rättigheter?

En begäran om granskning av egna uppgifter kan göras via följande länk:

Länk till blanketten

En begäran om granskning via länken förutsätter stark autentisering.

En begäran om granskning kan också göras på en pappersblankett som kan fås från Esbo kyrkliga samfällighets registratorskontor (kirjaamo.espoo@evl.fi) eller från Esbo kyrkliga samfällighets ämbetsverk vardagar kl. 9–15.

Besöksadress:
Kyrkogatan 1
02770 Esbo

Uppgifterna lämnas ut endast till den person som styrkt sin identitet. Svarstiden är två veckor. Uppgifter ur Familjerådgivningscentralens register levereras separat från övrigt material.

Den nationella tillsynsmyndighetens kontaktuppgifter är:

Dataombudsmannens byrå
PB 800, Bangårdsgatan 9, 00521 Helsingfors
tfn 029 56 66700, tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi