DATASKYDDSBESKRIVNING

Finlands evangelisk-lutherska kyrka och Esbo kyrkliga samfällighet har en lång tradition av att behandla personuppgifter i sin dagliga verksamhet. Vi är en aktiv del av samhället, och eftersom vi är en offentligrättslig aktör ska all vår verksamhet vara transparent. Verksamheten ska dessutom vara förenlig med våra värderingar. Ansvarsfullheten och konfidentialiteten betonas också när det gäller dataskyddsfrågor, och vi har förbundit oss vid att skydda våra medlemmars, anställdas och kunders integritet.

Dataskyddspolicyn som godkänts av gemensamma kyrkorådet i Esbo kyrkliga samfällighet drar upp riktlinjer för de huvudprinciper, ansvar och verksamhetssätt som iakttas i genomförandet och utvecklingen av dataskyddet i Esbo kyrkliga samfällighet.

På denna webbsida finns samlad information om behandlingen av personuppgifter inom Esbo kyrkliga samfällighet. Närmare registerspecifika dataskyddsbeskrivningar finns nedan.

Vilka uppgifter om mig kan man samla in?

Församlingarnas verksamhet och skötseln av medlemskapsärenden kräver behandling av personuppgifter. Till dessa uppgifter hör t.ex. identifieringsuppgifter, såsom namn och personbeteckning, som behövs för att individualisera en person, samt kontaktuppgifter, information om vilken församling personen hör till, liksom e-postadress och telefonnummer. Vidare insamlas uppgifter som berör medlemskapet i församlingen och skötseln av medlemskapsrelaterade ärenden, såsom uppgifter om anmälningar till evenemang och olika typer av verksamhet samt därmed anknutna uppgifter. Dessutom kan vi för vår verksamhet samla in uppgifter som berör uträttandet av ärenden, beställningar, avtal och aktiviteter.

Den huvudsakliga informationskällan är den berörda personen själv. Därutöver kan vi få uppgifter ur befolkningsdatasystemet bl.a. för uppdatering av kontaktuppgifterna i medlemsdatasystemet.

För vilka ändamål används mina personuppgifter?

Vi använder personuppgifter för verksamheten i Esbo kyrkliga samfällighet och för att sköta medlemskapsärenden och kundrelationer. Dessutom använder vi personuppgifter för att producera verksamhet och tjänster samt för att utveckla dem och utöva kvalitetssäkring.

Rättsliga grunder för behandlingen

Behandlingen av personuppgifter sker i enlighet med de förpliktelser som föreskrivs i lag. Exempelvis innehåller kyrkolagen bestämmelser om kyrkböckerna. Vi behandlar personuppgifter med stöd av den personuppgiftsansvariges berättigade intresse att behandla uppgifter som berör församlingsmedlemskap, anställningsförhållanden i församlingarna samt viktiga kundrelationer. Vidare behandlar vi personuppgifter med stöd av avtalsförhållanden, exempelvis i anslutning till hyresavtal. Dessutom kan vi behandla personuppgifter med stöd av den registrerades samtycke.

Hur förvaras och skyddas mina personuppgifter?

Vid behandlingen av personuppgifter följer vi god förvaltningssed och dataskyddspraxis. Vi har bedömt eventuella risker i anslutning till behandlingsåtgärderna och vidtagit nödvändiga åtgärder för att hantera dessa risker. Tillgången till information är begränsad för de personer som behöver den i sina arbetsuppgifter. Personuppgifterna är skyddade genom både tekniska och administrativa åtgärder mot obehörig åtkomst eller obehörig behandling.

Hur länge förvaras mina personuppgifter?

Vi förvarar personuppgifterna den tid det behövs för de användningsändamål som anges i dataskyddsbeskrivningarna. Dessutom kan vissa uppgifter förvaras längre, om det behövs på grund av lagstadgade skyldigheter, såsom förpliktelser som följer av kyrkolagen, befolkningsbokföringen, bokföringen eller annan verksamhet, samt för att visa att förpliktelserna har fullföljts korrekt.

Vilka är mina rättigheter?

Den registrerade har rätt att

begära att den personuppgiftsansvarige ska ge åtkomst till de personuppgifter som berör honom eller henne själv samt begära att uppgifterna ska rättas eller utplånas,
begära att den personuppgiftsansvarige ska begränsa behandlingen av personuppgifter som berör honom eller henne, och motsätta sig behandlingen och överföringen av uppgifter från ett system till ett annat,
när som helst återkalla sitt samtycke till den del behandlingen av personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke, vilket dock inte påverkar lagenligheten av den behandling av personuppgifter som skett på basis av samtycket innan det återkallades, samt
anföra besvär över behandlingen av personuppgifter hos den nationella tillsynsmyndigheten, om han eller hon anser att EU:s allmänna dataskyddsförordning har överträtts vid behandlingen av personuppgifter som berör honom eller henne. Utövningen av denna rätt begränsar inte rätten till ändringssökande enligt kyrkolagen (652/2023).

Den nationella tillsynsmyndighetens kontaktuppgifter är:

Dataombudsmannens byrå
PB 800, Bangårdsgatan 9, 00521 Helsingfors
tfn 029 56 66700, tietosuoja@om.fi

www.tietosuoja.fi

Hur kan jag utöva mina rättigheter?

En begäran om granskning av egna uppgifter kan göras via följande länk:

Länk till blanketten

En begäran om granskning via länken förutsätter stark autentisering.

En begäran om granskning kan också göras på en pappersblankett som kan fås från Esbo kyrkliga samfällighets registratorskontor (kirjaamo.espoo@evl.fi) eller från Esbo kyrkliga samfällighets ämbetsverk vardagar kl. 9–15.

Besöksadress:
Kyrkogatan 1
02770 Esbo

Uppgifterna lämnas ut endast till den person som styrkt sin identitet. Svarstiden är två veckor. Uppgifter ur Familjerådgivningscentralens register levereras separat från övrigt material.