Esbo kyrkliga samfällighets beskrivning av handlingsoffentlighet

Innehållet i och syftet med beskrivningen av handlingsoffentlighet

Beskrivningen av handlingsoffentlighet är en del av genomförandet av den kyrkliga samfällighetens informationshanteringslag. Det är en beskrivning av den kyrkliga samfällighetens uppgifter och handlingar enligt 28 § i informationshanteringslagen (906/2019).

Syftet med beskrivningen av handlingsoffentlighet är att ge en allmän beskrivning av hur Esbo kyrkliga samfällighets ärenderegister och tjänsternas informationshantering har strukturerats. Den kyrkliga samfälligheten ansvarar också för informationshanteringen i de församlingar som lyder under den.

Beskrivningen av handlingsoffentlighet är bland annat också ett sätt att hjälpa församlingsmedlemmarna att rikta sin begäran om information. Enligt offentlighetslagen ska en begäran om information individualiseras tillräckligt noggrant så att myndigheten ska kunna utreda vilken handling begäran avser (13 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999). Myndighetens skyldighet är att bistå den som begär uppgifter vid identifiering av en handling.

Informationstjänst och utlämnande av uppgifter

Var och en har enligt offentlighetslagen rätt att ta del av en offentlig myndighetshandling. Begäran om information gällande den kyrkliga samfällighetens och dess församlingars handlingar ska helst riktas till samfällighetens ämbetsverk per e-post.

e-postadress: kirjaamo.espoo@evl.fi

telefon: (09) 8050 2111 (vardagar kl. 9–15)

besöksadress: Kyrkogatan 1, 02770 Esbo.

Begäran om uppgifter i anslutning till medlemsregistret och registrering av kyrkliga förrättningar riktas till regioncentralregistret:

e-postadress: keskusrekisteri.espoo@evl.fi

telefon: 09 8050 2600 (måndag–tisdag kl. 9–15; onsdag–torsdag kl. 9–12)

besöksadress: Kyrkogatan 1, 02770 Esbo.

En avgift kan tas ut för handlingar som skrivs ut eller kopieras separat samt för omfattande begäran om uppgifter. Priserna har angetts på samfällighetens webbplats vid registratorskontorets kontaktuppgifter under fliken Information, kansli. Registratorskontoret ger mer information.

Begäran om information gällande en offentlig handling

Begäran om information ska specificeras så noggrant som möjligt så att det blir lättare att hitta handlingen. Begäran om information ska specificeras så att det framgår vilken handling eller vilka handlingar begäran gäller. Exempelvis ska handlingens datum eller rubrik anges om den är känd.

Om begäran om information gäller en offentlig handling, behöver begäran inte motiveras och den som begär informationen behöver inte ange för vilket ändamål informationen används. En begäran om information om en offentlig handling kan upprättas och sändas fritt formulerat på papper eller per e-post eller framföras muntligen. Vi rekommenderar att det görs per e-post.

Myndighet kan enligt övervägande lämna ut uppgifter ur en handling som ännu inte är offentlig.

Begäran om information gällande en sekretessbelagd handling

När uppgifter begärs om en sekretessbelagd handling eller handlingar ur vilka uppgifter kan lämnas ut endast under vissa förutsättningar, ska den som begär handlingen uppge användningsändamålet för uppgifterna och styrka sin identitet. Den kyrkliga samfälligheten kan också begära andra tilläggsuppgifter av den som begär handlingen, om uppgifterna är nödvändiga för att utreda förutsättningarna för utlämnande av uppgifter. Begäran om uppgifter om sekretessbelagda handlingar ska göras skriftligen.

Tidsgränser för behandling av begäran om information

Uppgifter ur en offentlig handling lämnas ut så snart som möjligt, senast två veckor efter att begäran om information har gjorts. Uppgifter ur en offentlig handling lämnas, eller ett ärende avgörs senast inom en månad från det att begäran om information gjordes om behandlingen och avgörandet av ärendet kräver särskilda åtgärder eller en större arbetsmängd än normalt. Handläggningstiden för utlämnande av sekretessbelagda handlingar är också högst en månad. Beroende på begäran om uppgifter och handlingens typ kan uppgifterna lämnas ut antingen elektroniskt eller i pappersform eller så kan man ta del av handlingarna på plats.

Avslag på begäran om information

Om begäran om information inte kan bifallas, ska den som begär uppgifterna

• informeras om orsaken till vägran
• bli frågad om den som begär information vill ha ett överklagbart förvaltningsbeslut
• informeras om de avgifter som tas ut för behandlingen.

Ett negativt beslut ska motiveras separat för varje handling.

Samfällighetens informationslager

Med informationslager avses en uppsättning informationsmaterial som används för en myndighets uppgifter eller övriga verksamhet och som hanteras med hjälp av informationssystem eller manuellt.

De personregister som ingår i informationslagren beskrivs i dataskyddsbeskrivningarna som publiceras på den kyrkliga samfällighetens webbplats. I dataskyddsbeskrivningarna anges personregistrets användningsändamål, den tjänsteinnehavare som ansvarar för registret och kontaktuppgifterna. I dataskyddsbeskrivningarna beskrivs dessutom uppgifterna i registret, användningen av uppgifterna och de informationssystem som används för att upprätthålla uppgifterna.

Den kyrkliga samfällighetens ärenderegister och arkiv

Enligt 25 § i informationshanteringslagen ska en informationshanteringsenhet över ärenden som behandlas eller har behandlats hos en myndighet upprätthålla ett ärenderegister för information om ärenden, ärendebehandling och handlingar. I ärenderegistret införs dessutom det informationsmaterial och de handlingar som uppkommer vid produktionen av tjänsterna.

Med ärenderegister avses det ärendehanteringssystem som den kyrkliga samfälligheten använder. Esbo kyrkliga samfällighet upprätthåller ett elektroniskt ärenderegister i ärendehanteringssystemet Aski. Från och med början av 2023 har den gällt alla församlingar som hör till en kyrklig samfällighet. I ärenderegistret antecknas beslut jämte beredning och officiell korrespondens.

Handlingar i pappersform som hänför sig till den kyrkliga samfällighetens och dess församlingars verksamhet förvaras i låsta arkivutrymmen med begränsad åtkomst.  Största delen av materialet finns vid den kyrkliga samfällighetens ämbetsverk. En del av pappersarkiven förvaras fortfarande i församlingarna. Material från 2000-talet finns i allmänhet i elektronisk form. Det äldsta materialet (1800-talet och äldre) har överlåtits till Riksarkivet.

Nedan beskrivs församlingens/den kyrkliga samfällighetens övriga informationslager och tillhörande informationssystem:

Förvaltningens informationslager

Användningsändamålet är ärendehantering i anslutning till förvaltningsärenden. Beslut som gäller förvaltningen av en kyrklig samfällighet och dess församlingar fattas av gemensamma kyrkofullmäktige, gemensamma kyrkorådet, församlingsråden, direktionerna och tjänsteinnehavarna.

Handlingar och behandlingsuppgifter som gäller ärenden som ska behandlas och som behandlas som bäst i kyrkliga samfälligheter och församlingar registreras i ärendehanteringssystemet Aski. Uppgifter som ska registreras är bland annat uppgifter om anhängiggörande av ett ärende, vem som anhängiggjort ärendet, datum för när handlingen inkommit eller upprättats, ärendets art samt församlingens/den kyrkliga samfällighetens beslutsfattande och avgörande.

I ärendehanteringen kan man söka uppgifter på ett mångsidigt sätt, till exempel med ärendets eller handlingens rubrik, med fritextsökningar i textinnehållet, med avsändarens eller upprättarens namn samt med olika datum- och identifikationsuppgifter.

Personalförvaltningens informationslager

Informationslagrets användningsändamål är ärendehantering i anslutning till personalförvaltningen. Det omfattar bland annat:

• styrning av personalärenden och personalpolitik
• ärenden i anslutning till tjänste- och arbetskollektivavtal
• anställningsärenden (rekrytering, ärendehantering under anställningen)
• kompetensutveckling och arbetshälsa.

Populus används som personalförvaltningens informationssystem för anställningsförhållanden. Matrikeluppgifterna finns i informationssystemet Status. Kyrkostyrelsen/CGI ansvarar för underhållet av båda två.

Ekonomiförvaltningens informationslager

Informationslagrets användningsändamål är ärendehantering i anslutning till ekonomiförvaltning. Registret över SAP-systemet innehåller uppgifter om den kyrkliga samfällighetens penningrörelse, faktureringskunder, leverantörer och leverantörer av resefakturor. I informationslagret kan information sökas bl.a. med kundens/leverantörens namn eller adress.  

Informationslagret för fastigheter och lösöre

Informationslagrets användningsändamål är ärendehantering och förvaltning i anslutning till förvaltning av fastigheter och lös egendom. I det mottagande registret Basis finns uppgifter om den kyrkliga samfällighetens byggnader och lokaler, tomter, skogsskiften och vattenområden samt värdeföremål, dvs. fasta och lösa kulturarv.  Utöver objektets basuppgifter har man i Basis lagrat objektets skyddsuppgifter, reparationshistoria och bygglovsuppgifter, uppgifter om byggnadens VVS-teknik samt bl.a. uppgifter om el- och vattenförbrukningen. I informationslagret kan man söka information bl.a. med byggnadens namn eller användningsändamål samt fastighets- och byggnadsbeteckningar. 

Begravningsplatsernas informationslager

Uppgifter om dem som ska gravsättas och gravinnehavare samt gravbeteckningen sparas i Status Premium (Kyrkostyrelsen/CGI), där fakturering för gravar, begravningar och skötsel registreras. Informationssystemet omfattar flera olika sökfunktioner. Gravkarta Circle (Ramboll) hämtar uppgifterna från Status Premium och anger den avlidnes läge på begravningsplatsen till rätt grav. I informationssystemet Vainajalogistiikka sparas uppgifter om den avlidne samt dennes placering (kylplats, krematorium, förvaringsplats för urna). Används för att lokalisera den avlidne inomhus före begravningen eller överlämnandet av aska.

Medlemsregistrets informationslager

Medlemsregistrets informationslager sköts av regioncentralregistren. Begäran om uppgifter styrs dit. Församlingarnas medlemsregister förs i Kirjuri, som Kyrkostyrelsen ansvarar för (Kyrkostyrelsen, Kirjuri loggregister - evl.fiÖppna länk i ny flik) (på finska).

Informationslagret för reserveringar

Lokaler och personal bokas i systemet TSS Prime, där den information som behövs för att ordna evenemang sparas. Informationssystemet omfattar flera olika sökfunktioner.

Tillgången till informationsmaterial öppet med hjälp av ett tekniskt gränssnitt

Det finns inga uppgifter om informationslagren som är öppna via det tekniska gränssnittet. 

Den kyrkliga samfällighetens webbplats

Adressen till den kyrkliga samfällighetens webbplats är Evangelisk-lutherska kyrkan i Esbo – Kyrkan i Esbo (espoonseurakunnat.fi). Närmare kontaktuppgifter finns under fliken Info, kansli och under Beslutsfattande publiceras organens föredragningslistor, protokoll och från och med 1.7.2023 även tjänsteinnehavarbeslut.

På den kyrkliga samfällighetens webbplats finns information om församlingens olika ärendehanterings- och servicefunktioner och med dem genomförs samfällighetens och dess församlingars informationstjänst på många olika sätt. Under detta avsnitt finns en förteckning över viktiga tjänster och länkar till deras egna webbplatser.