Dataskyddsbeskrivning för familjerådgivningscentralens register

Personuppgiftsansvarig

Esbo kyrkliga samfällighet (FO-nummer 0200562-2)
Kyrkogatan 1, PB 200
02771 Esbo
tfn 09 80501
kirjaamo.espoo@evl.fi

Kontaktperson

Aku Kaura
Direktör för familjerådgivningscentralen
Esbo familjerådgivningscentral
Hagalunds centrumtorn, 9:e våningen, 02100 Esbo
tfn 050-5934529
aku.kaura@evl.fi

Kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvarige

tietosuojavastaava.espoo@evl.fi

Registrets namn

Esbo familjerådgivningscentrals register

Syftet med och den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter

Personuppgifter behandlas för skötseln av klientrelationer, med klientens samtycke, för avtalsenlig fakturering av familjerådgivningstjänster och familjeförlikningstjänster, samt för riksomfattande statistikföring.

Registrets personkategorier och informationsinnehåll

Registret innehåller uppgifter om klienternas namn, modersmål, kön, födelseår, hemkommun, telefonnummer, civilstånd, socioekonomiska ställning och antal barn, samt om orsaken till att familjerådgivningstjänster anlitats, besöksdatumen, besökens längd och antalet personer som deltagit i rådgivningen.

Informationskällor

Uppgifterna fås av de berörda personerna. Uppgifter om ett minderårigt barn ges av barnets vårdnadshavare. Personerna ombes ge ett skriftligt samtycke till att uppgifterna registreras.

Principerna för skydd av registret

Det manuella registret förvaras i ett låst kassaskåp vid familjerådgivningscentralen. De som använder sig av det elektroniska kundregistret, som hanteras med Innofactors Prime-program, har behövliga personliga användarnamn och lösenord. Användningen övervakas med hjälp av den information som registreras i loggen för familjerådgivningens klientprogram. Klientregistrets uppgifter får behandlas bara av anställda vid Esbo familjerådgivningscentral. Registerföraren fastställer individuella användarrättigheter för tjänsteinnehavarna. De uppgifter som lagras i registret är sekretessbelagda.

Utlämnandet av information

Endast statistiska uppgifter och uppgifter om antalet besök får lämnas ut ur registret.

Ett statistiskt sammandrag, som inte innehåller någon information om enskilda klienter, utlämnas årligen till Kyrkostyrelsen. Statistik och uppgifter om de modulmängder (=antalet besök) som utgör grund för faktureringen utlämnas till avtalsparterna. De statistiska sammandragen kan användas också vid planeringen av den egna verksamheten.

Familjerådgivningscentralen iakttar det som föreskrivs om tystnadsplikt och anmälningsskyldighet i 5 kap. 25 § i barnskyddslagen (2007/417) och i 15 kap. 10 § i strafflagen (1889/39) samt i kyrkolagen (1993/1054).

Personuppgifternas förvaringstid

Uppgifterna registreras och förvaras så länge det behövs med tanke på skötseln av klientrelationen, dock högst fem år från det att klientrelationen upphört. Det manuella registret förvaras i ett låst kassaskåp som bara familjerådgivningscentralens personal har tillgång till. Det elektroniska registret förs med hjälp av Innofactors Prime-program, som är skyddat med hjälp av lösenord och som bara familjerådgivningscentralens personal har tillgång till.

Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att

• begära att den personuppgiftsansvarige ska ge åtkomst till de personuppgifter som berör honom eller henne själv samt begära att uppgifterna ska rättas eller utplånas,
• begära att den personuppgiftsansvarige ska begränsa behandlingen av personuppgifter som berör honom eller henne, och motsätta sig behandlingen och överföringen av uppgifter från ett system till ett annat,
• när som helst återkalla sitt samtycke till den del behandlingen av personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke, vilket dock inte påverkar lagenligheten av den behandling av personuppgifter som skett på basis av samtycket innan det återkallades, samt
• anföra besvär över behandlingen av personuppgifter hos den nationella tillsynsmyndigheten, om han eller hon anser att EU:s allmänna dataskyddsförordning har överträtts vid behandlingen av personuppgifter som berör honom eller henne. Utövningen av denna rätt begränsar inte rätten till ändringssökande enligt kyrkolagen (1054/1994).

Den nationella tillsynsmyndighetens kontaktuppgifter är:

Dataombudsmannens byrå
PB 800, Bangårdsgatan 9, 00521 Helsingfors
tfn 029 56 66700, tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi