Dataskyddsbeskrivning för familjerådgivningscentralens register
Personuppgiftsansvarig
Esbo kyrkliga samfällighet (FO-nummer 0200562-2)
Kyrkogatan 1, PB 200
02771 Esbo
tfn 09 80501
kirjaamo.espoo@evl.fi
Kontaktperson
Kaiju Himanen
Direktör för familjerådgivningscentralen
Esbo familjerådgivningscentral
Niittyportti 4, 02200 Espoo
040 1985450
kaiju.himanen@evl.fi
Registrets namn
Esbo familjerådgivningscentrals register
Varför behandlas dina personuppgifter, dvs. vad är syftet med behandlingen?
Syftet med behandlingen av uppgifterna är att ordna och genomföra familjerådgivning. Familjerådgivningens grundläggande uppgift är att erbjuda professionell samtalshjälp i frågor som gäller parförhållande och familj samt i krissituationer i livet. Personuppgifter behandlas för att sköta kundrelationen och producera riksomfattande statistikuppgifter.
Varför får familjerådgivningscentralen behandla dina personuppgifter, dvs. vilken är den rättsliga grunden för behandlingen?
Den rättsliga grunden för behandlingen av uppgifter är artikel 6(1)(f) i EU:s allmänna dataskyddsförordning, enligt vilken det berättigade intresset grundar sig på kundförhållandet mellan den personuppgiftsansvarige och den registrerade.
Hurdana personuppgifter behandlar familjerådgivningscentralen?
De registrerade är klienter inom familjerådgivningen. Uppgifter som ska registreras är: klientens namn (frivilligt), modersmål, kön, födelseår, hemkommun, telefonnummer, e-post, civilstånd, socioekonomisk ställning, antal barn, orsak till kontakt, besöksdagar, besökets längd och personer som deltagit i rådgivningen.
Varifrån kommer personuppgifterna dvs. vad ar uppgifternas ursprung?
Uppgifterna fås av kunden själv. Uppgifter om minderåriga barn lämnas av barnets vårdnadshavare eller av barnet själv.
Hur länge förvaras dina personuppgifter?
Uppgifterna förvaras så länge som det är nödvändigt med tanke på skötseln av klientrelationen. Uppgifterna raderas senast kalenderåret som följer efter att klientrelationen har upphört. Statistikuppgifter som uppkommit på basis av uppgifterna förvaras dock i anonym form.
Manuellt material förvaras i låsbara skåp som endast personalen vid familjerådgivningscentralen har tillgång till. Elektroniskt material förvaras i programmet Perheneuvosto, som är skyddat med lösenord och som endast familjerådgivningscentralens personal har tillgång till. Ankomstblanketterna förvaras lika länge som uppgifterna. Klientens telefonnummer kan finnas i arbetstagarens mobil under klientrelationen.
Vart lämnas uppgifter ut?
Uppgifter lämnas inte ut till utomstående. Uppgifterna är sekretessbelagda.
Statistiksammandrag som inte innehåller uppgifter om enskilda klienter lämnas årligen till Kyrkostyrelsen, och statistiken och modulmängderna (= inloggningsantal) för faktureringen till avtalsparterna. Statistiksammandragen kan utnyttjas i planeringen av den egna verksamheten.
Familjerådgivningscentralen iakttar tystnads- och anmälningsplikten enligt 5 kap. 25 § i barnskyddslagen (2007/417), 15 kap. 10 § i strafflagen (1889/39) och kyrkolagen (652/2023).
Underhållet av den tekniska miljön i det system som används för hantering av klientuppgifter har lagts ut på en tjänsteleverantör vars verksamhet uppfyller kraven i EU:s allmänna dataskyddsförordning.
Överföring av uppgifter utanför EU eller EES?
Uppgifter överförs inte utanför EU eller EES.
Den registrerades rättigheter
Den registrerade har rätt att
- begära tillgång till dina personuppgifter och rätt att begära att dina uppgifter rättas eller raderas
- begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas eller motsätta dig behandlingen av dem, samt rätt att överföra dina uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig
- återkalla ditt samtycke om behandlingen grundar sig på ditt samtycke
- lämna in ett klagomål till den nationella tillsynsmyndigheten om du anser att behandlingen av dina personuppgifter strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning.
En begäran om granskning av egna uppgifter kan göras via följande länk:
Länk till blanketten
En begäran om granskning via länken förutsätter stark autentisering.
En begäran om granskning kan också göras på en pappersblankett som kan fås från Esbo kyrkliga samfällighets registratorskontor (kirjaamo.espoo@evl.fi) eller från Esbo kyrkliga samfällighets ämbetsverk vardagar kl. 9–15.
Besöksadress:
Kyrkogatan 1
02770 Esbo
Uppgifterna lämnas ut endast till den person som styrkt sin identitet. Svarstiden är två veckor. Uppgifter ur Familjerådgivningscentralens register levereras separat från övrigt material.
Den nationella tillsynsmyndighetens kontaktuppgifter är:
Dataombudsmannens byrå
PB 800, Bangårdsgatan 9, 00521 Helsingfors
tfn 029 56 66700, tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi
